Майнд карта в качестве протокола творческого совещания

А в чем собственно проблема?

Вам, наверняка, приходилось хотя бы один раз (для многих, конечно, гораздо чаще, если не постоянно) участвовать в совещании, которое проходило примерно следующим образом.

В ходе совещания издается множество указаний и поручений, все энергично кивают и усиленно записывают что-то в свои ежедневники. Секретарь совещания, конечно, пишет больше всех.

Последние вопросы совещания, как правило, обсуждаются "в попыхах", так как время уже закончилось и все участники торопятся по своим делам.

В итоге, в конце совещания председатель быстро проговаривает что-то вроде "нувсемспасиботеперьвыполняйте" и все устремляются по своим срочным делам, в том числе и секретарь совещания.

Лишь спустя какое-то время каждый участник совещания, разбирая свои дневные записи, попытается вспомнить, "а что я, собственно, должен сделать-то?".

Сквозь смутные воспоминания многих дневных событий, встреч и совещаний, он вспомнит происходящее на совещании и запишет себе пару стикеров на столе, может быть, напишет несколько писем. И даже если протокол совещания будет прислан потом секретарем, то это, как правило, будет уже следующий день, и это будет совсем не то, что будут ожидать участники совещания – многие личные формулировки уже успели по-своему уложиться в головном мозгу, за ночь решения укрепились (так уж работает долговременная память нашего головного мозга) и в протоколе будет "все не так и не то".

К каким последствиям приводит отсутствие онлайн-протоколирования, как в вышеописанном примере:

• Теряется чувство срочности. Участники не начинают выполнять решения совещания сразу же после совещания. А действительно – зачем, если финальные формулировки могут измениться? Лучше подождать, пока все утрясется.
• После совещания у участников нет четкого понимания, кто, что и когда должен сделать. Каждый ведь по своему записал решения совещания в своем ежедневнике
• Договоренности и обещания после совещания не выполняются в срок
• Появляется ощущение, что все говорят на разных языках
• После совещания участники не чувствуют прилива бодрости и энергии. Скорее наоборот. Многие задают себе вопрос "А что я должен сделать" (прямо как в нашем любимом мультике), есть неуверенность в точном понимании вопроса.
• На следующем совещании много времени уходит на то, чтобы проконтролировать решения предыдущего совещания. Случаются споры на тему "вы говорили не так", "мы договаривались о другом", "вы сделали не то, о чем вас просили"
• Как следствие – ослабление корпоративной культуры и доверия друг к другу команды менеджеров, присутствующих на совещании.

В этой статье мы расскажем о том, как с этим справиться с помощью настройки системы онлайн-протоколирования.

Негативный кейс из практики автора

Однажды мы вели переговоры с одной крупной российской корпорацией. Мы уже настроили систему онлайн-протоколирования в нескольких филиалах организации, все были очень довольны, и возник интерес к настройке системы онлайн-протоколирования для Первого лица в центральном офисе в Москве. Там было над чем работать: протоколы Правления появлялись в согласованном виде только через 3-4 недели, что, конечно, было просто недопустимо для такой солидной и уважаемой организации, учитывая удачный опыт филиалов.

Мы начали проводить диагностику. Оказалось, что есть своя специфика: в организации не принято было говорить что-то против указаний Первого лица. Первое лицо очень не любил, если кто-то не понимал его и начинал задавать уточняющие вопросы. Все должны были смиренно выслушивать поручения и делать вид, что все будет сделано. Поручения Первого лица, как правило, были очень абстрактными, возвышенными, расплывчатыми. Что поделаешь – ему постоянно приходилось думать о стратегии огромной организации.

Протоколирование совещаний вели сразу два секретаря. А вот потом получалась интересная история: сформированный уже к концу дня протокол отправлялся по кругу согласования, и каждый "смягчал", "конкретизировал", "уточнял" и делал реалистичными расплывчатые, нереалистичные и жесткие формулировки протокола.

Через 3-4 недели Первое лицо уже не помнил, что конкретно и на каком из своих многочисленных совещаний он говорил, и протокол проходил согласование. Длинный срок согласования был платой за невозможность дать обратную связь руководителю и конкретизировать сразу поставленную от Первого лица задачу. Длинный срок был своеобразным демпфером, фильтром, который отшлифовывал и делал решения конкретными, понятными и, к сожалению, иногда слишком комфортными для выполнения.

И так как Первое лицо изменяться не планировало, то от проекта нам пришлось отказаться.

Принципы онлайн-протоколирования

Для того, что бы повысить результативность своих совещаний с помощью онлайн-протоколирования, нужно понимать основные принципы. Сформулируем их:

1. Никто, кроме самих участников, не сможет лучше и быстрее сформировать решения совещания.

Комментарий принципа: никакой секретарь не обладает так же глубокой компетенцией обсуждаемого вопроса, как участники, и не сможет правильно сформулировать точное решение. Не мучайте секретарей, не экономьте время, говорите им конкретно, что нужно записать.

2. Если решения совещания согласовывать на следующий день, то каждый участник будет разочарован, так как у него успеет сформироваться свое видение результатов совещания.

Комментарий принципа: во время ночного сна главная оперативная информация, полученная за день, архивируется в долговременной памяти. А если совещаний было несколько за один день, то они будут наслаиваться друг на друга и не всегда можно будет вспомнить, где и что обсуждалось.

3. "Понятно ≠ записано". Нет лучшего времени для формирования и согласования итогов совещания, кроме самого совещания.

Комментарий принципа: очевидно, что когда все включены в вопрос, гораздо проще сразу же прийти и сформулировать конкретное решение. Можно сэкономить несколько секунд на том, что бы не дожимать точную формулировку решения, сказав "ну здесь вроде всем понятно что делать, следующий вопрос". Но уже на следующий день вы получите разное понимание вопроса всеми участниками, и весь набор негативных последствий, указанных выше.

4. Для формирования онлайн-протокола должен быть выделен отдельный человек – секретарь. Желательно, чтобы он не был участником совещания.

Комментарий принципа: Задача секретаря – фиксировать решения максимально близко к тексту. Он не должен додумывать или перефразировать слова участников по своему усмотрению. И желательно, что бы он не был участником совещания, то есть не докладывал и не принимал на себя поручения, чтобы его внимание было сфокусировано на одной задаче. Так же полезно наделить секретаря полномочиями и ответственностью не давать участникам совещания возможности переходить к рассмотрению следующего вопроса, пока не будет принято и не зафиксировано решение по предыдущему вопросу. Соответственно, отсюда следующий принцип.

5. Следующий вопрос начинается только тогда, когда зафиксировано и принято всеми решение по предыдущему вопросу.

6. Для согласования и принятия итогового протокола совещания в конце должно быть выделено отдельное время – не менее 10% от общей длительности всего совещания.

Комментарий принципа: Как говорил Сократ, "чтобы тебя поняли, сначала расскажи, о чем ты будешь говорить, потом, собственно, расскажи, а в конце расскажи кратко, о чем же ты рассказал". Крайне важно еще раз повторить в конце совещания решения, распечатать протокол совещания, подписать всеми участниками и сразу отправить всем участникам на почту. Только представьте себе – пришел с совещания, а во Входящих уже согласованный всеми протокол, с финальными, принятыми всеми, конкретными задачами и ответственными. Можно приступать к выполнению!

Итак, как же этого добиться?

Расскажем о нашем опыте и двух простых способах онлайн-протоколирования.

Первый способ

Применение трех флипчартов для онлайн-протоколирования

Вы замечали, что часто на совещании разговор очень быстро "перепрыгивает" с одной темы на другую, не завершая предыдущую тему никаким решением? И как непросто бывает вернуться обратно, чтобы дожать предыдущую тему? Иногда про предыдущую тему даже забывают (особенно когда у совещания нет письменной повестки), углубившись в решение "неожиданно" всплывшей темы.

Это происходит из-за ассоциативной природы нашего мышления: мы мыслим образно, нелинейно, когда одна мысль может вытянуть другую мысль совершенно неожиданно и неуправляемо для нас (подробнее о майнд-менеджменте).

Поэтому все решения совещания очень эффективно разделить на три группы:

• Принятые решения: это те решения, которые приняты всей группой и распространяются на всю компанию сразу же после совещания.
• Задачи: здесь фиксируются действия, кто, что и когда должен конкретно сделать.
• Вопросы к обсуждению позже: а вот сюда как раз фиксируются мысли, которые всплывают по ходу обсуждения основных вопросов повестки. Ведь почему случайные мысли начинают обсуждать сразу на самом совещании, даже если участники к этому не готовы и половины участников они не касаются? Потому что потом про эти вопрос просто забудут. Поэтому важно, чтобы мысли были зафиксированы и вошли отдельным подпунктом в протокол.

Многие из этих вопросов заслуживают подготовки и проведения отдельного совещания, да еще и часто в другом составе, поэтому их неэффективно рассматривать на самом совещании. А когда они зафиксированы, все будут спокойны, чтобы про ценные мысли не забудут.

Такое протоколирование можно вести на обычных отдельных трех листах флипчарта, которые секретарь совещания может повесить на стене переговорной. Например, вот так это выглядит до совещания:

Так это выглядит во время самого совещания:

А вот так это может выглядеть после совещания:

Очень важно отметить некий магический эффект именно от рукописного протоколирования совещаний. В наш цифровой век многие привыкли относится к электронной информации как к виртуальной, немного необязательной для выполнения. Всегда можно без следов удалить любой электронный файл, любой текст на экране. А рукопись можно только «сжечь», что, согласитесь, сейчас очень затруднительно.

Поэтому решения, зафиксированные на бумаге, да еще и с от руки поставленной подписью, воспринимаются гораздо серьёзнее и убедительнее, и чувство ответственности за их выполнение формируется гораздо сильнее.

Еще раз повторим свою мысль, что в конце совещания обязательно нужно выделить 10% времени от общей длительности, чтобы еще раз прочитать и уточнить все записанное. Потом можно попросить каждого участника поставить свою подпись под листами флипчарта, и пока участники идут на свои рабочие места, секретарь быстро сфотографирует на смартфон протокол и отправит его участникам. Оцифрованная версия, один в один повторяющая решения совещания придёт по электронной почте всего через полчаса. Можно начинать выполнять!

А можно сделать так, что электронная, распечатанная, согласованная и подписанная всеми версия протокола с фирменной печатью на красивом корпоративном бланке будет готова сразу в конце совещания, и не нужно будет ждать полчаса на оцифровку! Это можно сделать с помощью специально настроенного шаблона онлайн-протоколирования Mindjet MindManager.

Второй способ

Применение специально настроенного шаблона Mindjet MindManager для онлайн-протоколирования

Согласно методологии майнд-менеджмента, любая прочитанная нами информация или формирует в нашей голове визуальный образ и запоминается, или быстро стирается и бесследно забывается как ненужная.

Протокол совещания не является исключением. Его можно представить в виде древовидной структуры в специальной программе Mindjet MindManager, высветить через ноутбук на экран переговорной комнаты и заполнять в ходе совещания усилиями секретаря. Вот так может выглядеть специально настроенный для компании корпоративный шаблон.

Все решения совещания заполняются в режиме реального времени и отображаются на экране переговорной. В конце совещания после согласования с участниками информация из интеллект-карты с протоколом MindJet одной кнопкой мышки экспортируется в Microsoft Word и получается, например, вот такой корпоративный протокол на специальном фирменном бланке.

Остается только отправить этот протокол на печать на принтер, который находится здесь же в переговорной комнате, подписать бумажную версию протокола и начать действовать!

Позитивный кейс из практики автора

С помощью MindManager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Резюме

Какой результат Вы получаете, если внедрите правила онлайн-протоколирования?

Появится «чувство срочности». Участники начнут выполнять решения совещания сразу же после совещания, и у них не будет возможности потом сказать "я слишком поздно получил протокол"

Однозначное и точное выполнение решений совещания в соответствии с ожиданиями участников друг от друга

Разговор на одном языке – языке однозначно сформулированных и принятых всеми решений

Регулярное повышение энергетики совещаний и уровня доверия друг к другу благодаря достижению принятых результатов совещания

Возможность быстрого и однозначного контроля решений, принятых на совещании.

Правда, следует отметить, что онлайн-протоколирование – это лишь часть корпоративной культуры подготовки, проведения и фиксирования итогов совещаний. Ведь еще важно, чтобы совещание было правильно подготовлено, чтобы участники были заблаговременно подготовлены, чтобы каждый понимал свою роль на совещании, чтобы участники умели укладываться в отведенное им время и многое другое.

Для того, чтобы сформировать эту культуру, нужно договориться о едином понимании на уровне топ-менеджмента о том, как именно у вас в компании будет принято готовить, проводить, фиксировать итоги и отслеживать результаты совещаний. Мы это называем – сформировать свои правила игры проведения совещаний. Подробнее об этом Вы можете узнать на наших спецкурсах по фасилитации: http://bekhtereva.ru/

p.s. В качестве завершения предлагаем Вам посмотреть наш любимый мультик на тему неэффективного (первые 1,5 минуты) и эффективного (вторая половина мультика) проведения совещания.

Мультик называется "Кардебалет" от несравненных Смешариков.

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания

Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование

Все по-разному понимают итоги встречи

Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата

Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание

Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах

Необязательность выполнения принятых на совещании решений

Обязательность выполнения принятых к выполнению задач – ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок

Несоблюдение или отсутствие повестки совещания

Следование визуальной повестке совещания

Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще – еще позже

Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!

На контроль принятых решений уходит много времени

На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

• Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
• Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
• Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
• Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
• Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
• Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
• Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
• Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

• Решения, которые касаются всех
• Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
• Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

Курсовые / рефераты / решение задач

Доступные цены! Сроки от 1 дня!

Интеллект-карты — это удобный и относительно простой инструмент для систематизации данных. Использовать mind map можно в самых разных целях. Инструмент уже получил признание среди профессоров, дизайнеров, творческих людей. Разумеется, майндмэппинг будет полезен и простым студентам, а студлансерам он пригодится при решении рабочих задач.

Проблемы конспектирования

Почти все люди хоть раз в жизни имели дело с конспектами. Этот способ ведения записей является традиционным, но он имеет несколько недостатков:

— конспекты сложны по структуре;
— эти записи отнимают много времени;
— запомнить что-то на основе конспектов сложно.

Основной недостаток традиционных записей — сложная структура и отсутствие выделенных главных категорий. Выглядят конспекты, как простыни из текста. Да, отдельные вещи в них можно выделить, но это мало поможет. Главные понятия всегда скрыты за большими объемами текста.

Главные понятия мы запоминаем, ориентируясь на некие ключевые слова, которые служат опорными точками. В конспекте их найти очень тяжело. Приходится иметь дело с тяжеловесными фразами.

Хорошо еще, если почерк понятный. Если же почерк подобен медицинской вязи, то расшифровка таких криптограмм потребует дополнительных усилий.

Преимущества интеллект-карт

Интеллект-карты были созданы Тони Бьюзеном в противовес традиционным способам конспектирования и ведения записей. Бьюзен — психолог, который хорошо разобрался в особенностях восприятия информации индивидами. Он убрал из конспектов все лишнее и предложил очень простую систему, которую до него уже использовали. Просто Тони Бьюзен открыл ее заново.

— простой и удобный способ структурирования информации;
— записи, которые легко воспринимаются;
— наличие выделенных главных понятий и категорий, опорных точек;
— минимальное количество текста;
— понятная структура.

Интеллект-карты создаются на листе бумаги, который обычно располагается горизонтально. Вместо простой линейной записи здесь используется радиальный способ. Все ключевые слова размещаются на ветках, причем рекомендуется использовать одно слова для каждой ветки, а не целые фразы. Человеку, который ведет такую запись, нужно всего лишь выбирать самые яркие и запоминающиеся понятия, которые он будет использовать в качестве опорных точек.

Рекомендации специалистов

При создании интеллект-карт важно помнить, что ведение таких записей — это больше, чем просто конспектирование. Майндмэппинг можно отнести скорее к творчеству, чем к сухому изложению лекций на бумаге. Со временем у каждого человека, который работает с mind map, появляется свой стиль ведения записей. А на первых этапах стоит придерживаться простых рекомендаций.

Одна линия — одно слово. На каждой из линий, исходящих их центра, а также на ответвлениях, которые идут от основных линий, Тони Бьюзен рекомендует размещать только одно слово. По его словам, именно такой способ помогает сосредоточиться на запоминании информации. Одно слово дает возможность для дополнительных образов и ассоциаций.

Карта — не схема. Эксперты повторяют за Тони Бьюзеном, что интеллект-карта не должна напоминать традиционную схему. Слова нужно располагать непосредственно на ветках, не помещая из в разные прямоугольники и другие графические фигуры. Не надо брать линейку и выводить строгую схему, ветви mind map должны быть живыми.

Печатный шрифт предпочтителен. Составляя интеллект-карту, лучше использовать печатные буквы. Карта, записи на которой сделаны печатными буквами, выглядит более аккуратной. К тому же обычное письмо может быть неразборчивым. Это повлияет на восприятие информации.

Горизонтальные карты удобнее. Для создания mind map лучше располагать лист бумаги горизонтально, а не вертикально. Некоторые «креативные личности» даже пытаются писать, располагая лист каким-нибудь причудливым образом. Это лишний труд, который не окупается. Интеллект-карта — вещь творческая, но она несет сугубо практический функцию.

Работа с цветом и размером. В интеллект-карте можно выделить более и менее важные опорные точки, всего лишь изменяя цвет при записи слова, используя другой размер шрифта или делая некоторые слова более заметными. Это одно из важных преимуществ майндмэппинга. Здесь возможности при записи ничем не ограничены.

Буквы или графика? В интеллект-картах можно активно использовать рисунки и графику. Причем для центрального понятия, которое расположено в самом сердце карты, картинка нужна всегда. Это может быть изображение, распечатанное с компьютера или рисунок от руки. Насколько автор владеет навыками рисования — не имеет значения, вам не нужно быть вторым Сальвадором Дали. Тони Бьюзен даже утверждает, что вся интеллект-карта может полностью состоять из рисунков. Студентам в учебных целях желательно использовать как емкие понятия в виде слов, так и графику.

Игра цветом. Для разных ветвей mind map необходимо использовать разные цвета. Вам точно пригодится набор фломастеров, цветных ручек или маркеров. Все зависит от размера вашей карты и плотности бумаги.

Оптимальный формат. Ментальная карта, сделанная правильно, не содержит пустот. Одновременно ветки и слова на ней не сжаты на ограниченном пространстве. Для создания mind map следует выбрать лист бумаги подходящего размера. Традиционно для небольшой карты используют популярный формат А4. Для большой ментальной карты подойдет лист А3.

Где использовать mind map

Майндмэппинг очень удобен:

— при обучении, создании конспектов лекций и книг;
— при решении различных задач творческого характера;
— при мозговых штурмах;
— в процессе подготовки материалов по сложным темам;
— в планировании;
— для обобщения и структуризации имеющихся знаний;
— при подготовке к презентациям.

Также считается, что работа с картами усиливает интеллектуальные способности. Недостаток у mind map тоже есть: ментальные карты сосредоточены на одном-единственном понятии, которое располагается в середине схемы.

Mind map и изучение иностранных языков

Ментальные карты помогут разобраться не только в лекции по философии, но и в иностранном языке. Сегодня не так много людей используют этот метод для работы с языком, но популярность самой технологии постепенно растет. Интеллект-карты можно использовать, например, для разбора текста. Существует два подхода к разбору иностранного текста с помощью mind map, один рассчитан на новичкой, другой — на продвинутых пользователей.

Метод для начинающих

Начиная работать с иностранным текстом, можно глубже проникнуть в суть языка, используя ментальные карты. Суть метода очень простая:

1. Сначала рекомендуется разделить весь текст на абзацы.
2. Составляя карту, в ее центре в качестве основного понятия надо поместить номер абзаца.
3. От этого номера будут идти ветви, обозначающие предложения.
4. На самой ветви, которая обозначает предложение, писать ничего не надо. Слова и их перевод размещаются на дополнительных ответвлениях.

Посмотрев на такую ментальную карту абзаца, можно увидеть в нем дополнительные смыслы.

Метод для продолжающих

Для продвинутых есть другая схема составления интеллект-карт. Опытным пользователям надо разбить текст на абзацы, ориентируясь на смысл и содержание. Каждый отрывок должен иметь некую центральную тему.

1. Центральная тема отрывка помещается при составлении майнд мэп в самый центр. Для обозначения темы надо подобрать одно яркое ключевое слово.
2. От центральной темы вы должны провести ветки, которые будут обозначать основные мысли, заключенные в отрывке.
3. На ветках создаются дополнительные ответвления с ключевыми словами (опорными точками).
4. Переводом здесь сопровождаются только новые слова или непонятные выражения.

Почему такой метод принесет пользу? Казалось бы, намного проще изучать текст на иностранном, просто работая со словарем и переписывая все новые выражения или слова. На самом деле традиционная техника ведения словарика не так эффективна. Ведь мы запоминаем иностранные слова и выражения только в контексте. Чем больше мы работаем с контекстами, тем лучше мы понимаем нюансы чужого языка. Именно поэтому интеллект-карты и приносят такую пользу в изучении иностранного.

Теоретическую базу по иностранному языку тоже можно наглядно представить в виде интеллект-карт. Многие изучающие пользуются простыми традиционными конспектами, но толку от них мало. В таких конспектах слишком много текста и совсем не видно центральных понятий.

Визуализация как основа майндмэппинга

Интеллект-карты эффективны хотя бы потому, что они задействуют оба полушария мозга. Если при изучении стандартных и привычных уже конспектов студент включает левое полушарие в работу, то при работе с интеллект-картами начинает усиленно функционировать еще и правое полушарие.

Причем мозг во время составления и изучения ментальных карт не напрягается, а скорее расслабляется. Материал не усиленно штудируется и заучивается, как в при чтении конспектов. Происходит нечто, близкое к визуализации.

При изучении любой темы мы стремимся охватить как можно больший объем материала в максимально короткий промежуток времени. Когда перед нами уже не конспект или книга, а mind map, скорость восприятия несколько замедляется, зато происходит расширение смыслов, погружение в суть. Это очень полезно при глубоком изучении темы. Иногда перед студентов открываются новые смыслы и появляются свежие мысли.

Как создаются интеллект-карты

Интеллект-карты можно рисовать вручную или с помощью специальных программ, которые есть в Интернете. Для начала стоит поэкспериментировать с нарисованными от руки картами. Позже уже есть смысл перейти на приложения, если будет такое желание. Ментальные карты, которые сделаны вручную, отличаются от созданных в программах только эстетически. Они не настолько идеальны. Но схемы и не должны отличаться выверенностью каждой линии.

Итак, для создания карты нужно:

— взять лист бумаги формата А 4 или А3;
— в центре листа разместить главную концепцию, понятие, проблему и картинку, которая бы символизировала рассматриваемый вопрос;
— центральное понятие заключается в кружок или рамку;
— от главной мысли надо сделать несколько ответвлений;
— от каждой ветки можно вести новые ответвления.

Таким способом шаг за шагом вы разберете проблему на составляющие. Некоторые люди создают ментальные карты с помощью карандаша, ведь такие записи можно исправлять, стирая лишнее. Однако основатель системы не рекомендует так поступать. Лучше оставить «историю развития мысли», не убирая погрешности. Их можно отметить, как несущественные, используя специальный маркер или просто перечеркнув.

На каждой ветке надо написать по одному ключевому слову. Если русские слова не подходят, то всегда найдутся аналоги на английском. Русские слова подчас слишком длинные для отображения отдельных понятий.

При составлении ментальных карт не надо слишком запутывать схему. Многоуровневые ответвления только помешают увидеть главное. Порой легче составить сразу несколько ментальных карт, чем втискивать все понятия в один лист.

Программы для mind map стоит использовать уже опытным пользователям отчасти по той причине, что новичку необходимо освоить майндмэппинг и его основные принципы. И только потом он уже может применять графические средства для работы.